Phase 1: Vorbereitung

Die Gefährdungsbeurteilung wird von Berufsgenossenschaften in mehrere Schritte unterteilt. Für alle sieben Schritte ist der Arbeitgeber verantwortlich und der Betriebs- und Personalrat in der Mitbestimmung (mit unterschiedlicher Abstufung in den einzelnen Landespersonalvertretungsrechten). Der Arbeitsschutzausschuss (ASA) hat Beratungsfunktion. Im Bereich des Sozial- und Erziehungsdienst ist darüber hinaus auf grund von Tarifvorschriften die Betriebliche Kommission zu beteiligen. In vielen Betrieben bzw. Dienststellen gibt es einen Arbeitskreise “Arbeits- und Gesundheitsschutz” oder Gesundheitszirkel, die entsprechend mit eingebunden werden können, sollen.
Aufgaben beim Einsatz von PsyBel:
• Regelung über Gesamtorganisation, Zielsetzung und den Einsatz des Erhebungsbogens
• Planung des gesamten Verlaufs
• Auswahl der Zielgruppen
• Anpassung des Instruments
• Sicherung von Anonymität und Datenschutz
• Festlegen von Ablauf und Zeitplan
• Information der Belegschaft
• Organisation des Einsatzes vor Ort
• Datenerfassung
• Auswertung – Berechnung der Mittelwerte und/oder Häufigkeitsverteilungen
• Aufbereiten der Ergebnisse
• Präsentation in der Betrieblichen Kommission (für den Sozial- und Erziehungsdienst)
• Zeitnahe Information der Belegschaft über die Ergebnisse
Die Zustimmung des Betriebs-/Personalrates zum Verfahren bildet eine wichtige Voraussetzung für eine breite Beteiligung der Beschäftigten. Informations- und Mitbestimmungsrechte sind hier betroffen (siehe speziell dazu, Handlungshilfe für Betriebs- und Personalräte).
PsyBel ist für einen großflächigen Einsatz auch über mehrere Ämter/Abteilungen/Arbeitsbereiche bzw. Einrichtungen hinweg geeignet. Es gibt Hinweise auf die Verteilung der Häufigkeiten von Belastungsfaktoren, und erste Maßnahmen zum Abbau der Belastungen lassen sich auf Grundlage dieser Ergebnisse ableiten. Letzteres kann insbesondere hilfreich im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements nach § 84 Abs. 2 SGB IX sein.
In einem zweiten Schritt können bereichsspezifische Arbeitskreise /Gesundheitszirkel gebildet werden, die ausgehend von diesen Befragungsergebnissen eine vertiefende Ursachenanalyse vornehmen können und dann entsprechende Lösungsvorschläge erarbeiten.
In kleinen Einrichtungen lässt sich aufgrund der Praktikabilität auf einen Fragebogen verzichten und stattdessen ein moderierter Workshop durchführen.
Wer letztlich operativ mit der Durchführung der Erhebung mit PsyBel betraut wird, hängt ganz von den Bedingungen vor Ort ab. In großen Betrieben kann die Bildung einer Projektgruppe bzw. eines Durchführungsteams sinnvoll sein.
Die Durchführung bzw. die Teilhabe an der Befragung erzeugt eine Erwartungshaltung bei den teilnehmenden Beschäftigten dahingehend, dass Ergebnisse der Befragung auch in Maßnahmen zur Verbesserung münden werden. Daher ist vorab eine ausführliche Information der Beschäftigten über die Zielsetzung, das Verfahren und die Weiterarbeit
mit den Ergebnissen notwendig.
Ein arbeitsfähiges Team zur Durchführung einer Umfrage sollte in Großdienststellen bzw. -betrieben ca. vier Personen umfassen, in kleinen können es auch ein bis zwei sein. Große Dienststellen bzw. Betriebe haben zumeist Organisationseinheiten, die im Umgang mit Befragungen
geschult sind.
Zeit- und Geldbudgets sowie Qualifizierungsbedarfe müssen geklärt und gesichert werden.
Auch das gehört zu den Aufgaben der Beteiligten, wie z.B. Betrieblichen Kommission:
Zielsetzung klären
Die Beteiligten z.B. in der Betrieblichen Kommission oder dem Arbeitskreis Gesundheit formulieren schriftlich das Ziel, welches konkret mit dem Einsatz eines Analyseinstruments erreicht werden soll, und wie im weiteren Verlauf mit den Ergebnissen umgegangen werden soll.

Zielgruppen festlegen

Die Arbeitsbedingungen in den einzelnen Arbeitsbereichen, Einrichtungen im Kindertagesstättenbereich, Abteilungen des Sozialdienstes oder der Jugendhilfe, der Verwaltung etc. unterscheiden sich in der Regel deutlich.
Sinnvoll ist es daher, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Einrichtungen und Bereiche mit welcher Beschäftigtenzahl, Altersstruktur und mit welchem Tätigkeitsspektrum es gibt. Vor dem Einsatz von PsyBel sollten die beteiligten Analysebereiche (Einrichtungen, Abteilungen, etc.) festgelegt werden und ein Zeitplan für die Befragung aufgestellt werden.
Die jeweilige Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen muss erfasst werden und diese sollen rechtzeitig informiert werden.

Betriebliche Anpassung des Instrumentes

Das Kernmodul des Analyseinstrumentes sollte nicht verändert werden. Weitere Spezialmodule (Kita und ASD bereits sind vorhanden) sind denkbar. Zum Einsatz des Instruments wird die Angabe der Abteilung bzw. Einrichtung (z.B. Kita Sonnenschein) benötigt und/oder die Art der Tätigkeit (z.B. Erzieher/-in). Je nach Größe der Auswertungseinheit ist es notwendig, zu prüfen, ob für jede dieser Angaben eine ausreichende Anzahl der Beschäftigten vorhanden ist, um die Anonymität zu sichern. Die Beurteilung der Arbeitsbedingungen kann durch weitere Aspekte ergänzt werden. Altersgruppen, Geschlecht und arbeitsvertragliche Bedingungen spielen eine Rolle für die Belastungssituation. Sollen solche statistischen Daten miterfasst werden, ist dies aus Datenschutzgründen (personenbezogene bzw. –beziehbare Daten) in der Dienststelle bzw. im Betrieb zu diskutieren und zu vereinbaren. Einer solchen Vereinbarung müssen alle BefragungsteilnehmerInnen zustimmen. Dafür gibt es auch gute Gründe, denn wichtige Hinweise z.B. zu besonderen Belastungen für ältere Beschäftigte oder in speziellen Arbeitsfeldern können daraus abgeleitet werden. Weitere Möglichkeiten Hinweise für besondere Belastungsursachen zu finden bietet u.a. die BEM (betriebliches Eingliederungsmanagement) Statistik.
Die Klärung der datenschutzrelevanten Aspekte ist ein wichtiger Schritt zur betrieblichen Anpassung des Instruments. Größen und Personalstrukturen von Auswertungseinheiten müssen dazu bekannt sein.
Am Ende des Kernmoduls gibt es die Möglichkeit, Ergänzungen in Form von drei offenen Fragen vorzunehmen. Weitere offene Fragen lassen sich hier einfügen. Es ist allerdings zu bedenken, dass je größer die zu erwartende Zahl der Teilnehmenden ist, desto aufwendiger wird es, diese offene Fragen auszuwerten.

Anonymität und Datenschutz sichern

Anonymität und Datenschutz sind höchst sensible Themen bei einer Befragung. Für eine erfolgreiche Durchführung der Befragung sind vertrauensbildene Maßnahmen von Seiten der beteiligten Akteure ebenso sinnvoll wie die Zusicherung und die Unterstützung durch die Führungsebene.
Beim Einsatz von PsyBel wird den Dienststellen oder Betrieben durch die Ratgeber GmbH vertraglich zugesichert, dass die personenbezogenen bzw. –beziehbaren Daten unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards gesichert und nicht weiter gegeben werden. Dienststelle bzw. Betrieb und Personal- bzw Betriebsrat erhalten nach der Auswertung nur die zusammengefassten Datensätze. Ausschließlich zur wissenschaftlichen Nutzung kann die Weitergabe anonymisierter Daten vereinbart werden.

Konzept des Verfahrens und Ablauf festlegen

Der Befragungszeitraum sollte möglichst nicht mehr als vier Wochen umfassen. Es muss sichergestellt sein, dass alle Beschäftigten erreicht werden. Eine Erinnerung (schriftlich oder in persönlicher Ansprache) vor Ablauf der Rückgabefrist kann den Rücklauf zusätzlich befördern.
Das Ausfüllen der Fragebögen erfolgt innerhalb der Arbeitszeit. Den Beschäftigten muss entsprechend Zeit zur Verfügung gestellt werden, in der sie von betrieblichen Pflichten freigestellt sind.

Information der Beschäftigten

Vor dem Einsatz des Fragebogens ist eine ausführliche Information der Beschäftigten über die Ziele der Befragung, den Ablauf, den Schutz ihrer Person und die Zuständigkeiten zwingend notwendig. Außerdem muss deutlich werden, dass die Befragung nur ein erster Schritt ist und dass auf der Grundlage der Auswertungsergebnisse Maßnahmen zum Abbau der Belastungen erarbeitet und/oder noch weitere Aktivitäten wie z.B. Gesundheitszirkel folgen werden. Der Nutzen muss für die Beschäftigten in der Information deutlich werden. Für den Erfolg einer Befragung ist maßgeblich, dass möglichst viele hinter der Aktion stehen. Der Ablehnung gegen eine Befragungsaktion liegen oft Unsicherheiten und Ängste Einzelner zugrunde. Generelle Informationen für die gesamte Belegschaft und gute Kommunikation im Vorfeld sind notwendig, um Bedenken abzubauen. Die Information kann auf verschiedenen Wegen vermittelt werden, z. B. im Rahmen von Dienstbesprechungen, über Betriebszeitungen, schwarze Bretter, Aushänge oder auf Meetings. Auch Personal-, Betriebs- oder Abteilungsversammlungen können für eine langfristige Vorbereitung sinnvoll genutzt werden.
Die Beschäftigten sollten bereits frühzeitig in den Prozess eingebunden werden und erste Informationen über

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