Handlungsanleitung

Psychische Belastungen entstehen bei der Arbeit in sehr unterschiedlichen Zusammenhängen.
Gründe können z. B. in der Gruppengröße oder in Störungen bei Arbeitsabläufen liegen. Die eigentliche Arbeit mit Kindern, Jugendlichen oder Erwachsenen, schlecht funktionierende Arbeitsmittel oder das Teamklima, welches als konfliktbelastet, stressig oder unerträglich empfunden wird, können ebenfalls eine wichtige Rolle spielen. Menschen werden dabei auf der sozial-emotionalen Ebene, der geistig-mentalen Ebene oder der Ebene der Sinne (hören, sehen) angesprochen. Treten Belastungen dauerhaft auf, können Gesundheitsstörungen bei Betroffenen die Folge sein. Ein entscheidender Faktor bei der Verarbeitung von Belastungen sind dabei unterstützende Ressourcen im Betrieb sowie bei Betroffenen. Kraftquellen, die den Umgang mit hohen Arbeitsanforderungen erleichtern, können Handlungsspielräume, hohe Kompetenz oder gute Führung sein. Das Instrument PsyBel berücksichtigt die neueren Erkenntnisse der Arbeitspsychologie und der Arbeitswissenschaften. Es ist auf wissenschaftlich erprobten und evaluierten Instrumenten aufgebaut.
PsyBel  ist ein Analyseinstrument zur Beurteilung der psychischen Belastungen sowie von vorhandenen Ressourcen und zur Beteiligung der Beschäftigten. Mit PsyBel lassen sich Mitarbeiterbefragungen in anonymer Form durchführen. Es enthält Indikatoren in Form von Aussagen, die auf einer 5er-Skala zu bewerten sind.

PsyBel besteht aus einem für alle Arbeitsbereiche anwendbaren Kernmodul und Zusatzmodulen, mit speziellen Indikatoren z.B. für die Bereiche Kindertagesstätten und Allgemeiner Sozialdienst. Die Module sind auf die jeweiligen Bereiche und deren speziellen Belastung zugeschnitten. Die Spezialmodule ASD und KITA enthalten z.B. ergänzende spezielle Belastungsfaktoren.
Insgesamt gibt es 15 Merkmalsgruppen, die jeweils in einzelne Indikatoren(Items) unterteilt sind. Das Kernmodul besteht aus insgesamt 50 einzelnen Indikatoren, wobei zwischen Ressourcen mit 8 Merkmalsgruppen und Belastungsfaktoren mit 7 Merkmalsgruppen unterschieden wurde.
Mit dem Instrument werden Ausprägungen von einzelnen Tätigkeitsmerkmalen erfasst.
Das Instrument erfasst keine persönlichkeitsbezogenen Merkmale.
Als Ergebnis einer Befragung lassen sich Durchschnittsbewertungen von Gruppen und/oder die Verteilung der Antworthäufigkeiten für einzelne Items darstellen. Die Ergebnisse spiegeln Ausprägungen vorhandener Belastungen und Ressourcen innerhalb der untersuchten Einheit wieder. Sie können die Grundlage für mögliche vertiefende Analyseschritte sein.
Die Skala zur Bewertung der einzelnen Indikatoren ist fünfstufig. Sie umfasst die Werte „trifft immer oder voll zu“ bis „trifft nie zu“.
Die Bedeutung der Bewertungen
1. Trifft immer/voll zu – Die Aussage ist innerhalb des eigenen Tätigkeitsfeldes voll zutreffend. So ist es immer.
2. Trifft meistens zu – Die Aussage ist innerhalb des eigenen Tätigkeitsfeldes meistens zutreffend.
3. Trifft teilweise zu – Die Aussage kommt innerhalb des eigenen Tätigkeitsfeldes weitgehend regelmäßig vor (ausgewogen).
4. Trifft selten zu – Die Aussage trifft innerhalb des eigenen Tätigkeitsfeldes nur sporadisch in besonderen Situationen zu.
5. Trifft nie zu – Die Aussage trifft innerhalb des Tätigkeitsfeldes nie zu.
Das Beantworten des PsyBel -Instruments nimmt ca. 15 – 20 Minuten pro Person in Anspruch.

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Phase 1: Vorbereitung

Die Gefährdungsbeurteilung wird von Berufsgenossenschaften in mehrere Schritte unterteilt. Für alle sieben Schritte ist der Arbeitgeber verantwortlich und der Betriebs- und Personalrat in der Mitbestimmung (mit unterschiedlicher Abstufung in den einzelnen Landespersonalvertretungsrechten). Der Arbeitsschutzausschuss (ASA) hat Beratungsfunktion. Im Bereich des Sozial- und Erziehungsdienst ist darüber hinaus auf grund von Tarifvorschriften die Betriebliche Kommission zu beteiligen. In vielen Betrieben bzw. Dienststellen gibt es einen Arbeitskreise “Arbeits- und Gesundheitsschutz” oder Gesundheitszirkel, die entsprechend mit eingebunden werden können, sollen.
Aufgaben beim Einsatz von PsyBel:
• Regelung über Gesamtorganisation, Zielsetzung und den Einsatz des Erhebungsbogens
• Planung des gesamten Verlaufs
• Auswahl der Zielgruppen
• Anpassung des Instruments
• Sicherung von Anonymität und Datenschutz
• Festlegen von Ablauf und Zeitplan
• Information der Belegschaft
• Organisation des Einsatzes vor Ort
• Datenerfassung
• Auswertung – Berechnung der Mittelwerte und/oder Häufigkeitsverteilungen
• Aufbereiten der Ergebnisse
• Präsentation in der Betrieblichen Kommission (für den Sozial- und Erziehungsdienst)
• Zeitnahe Information der Belegschaft über die Ergebnisse
Die Zustimmung des Betriebs-/Personalrates zum Verfahren bildet eine wichtige Voraussetzung für eine breite Beteiligung der Beschäftigten. Informations- und Mitbestimmungsrechte sind hier betroffen (siehe speziell dazu, Handlungshilfe für Betriebs- und Personalräte).
PsyBel ist für einen großflächigen Einsatz auch über mehrere Ämter/Abteilungen/Arbeitsbereiche bzw. Einrichtungen hinweg geeignet. Es gibt Hinweise auf die Verteilung der Häufigkeiten von Belastungsfaktoren, und erste Maßnahmen zum Abbau der Belastungen lassen sich auf Grundlage dieser Ergebnisse ableiten. Letzteres kann insbesondere hilfreich im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements nach § 84 Abs. 2 SGB IX sein.
In einem zweiten Schritt können bereichsspezifische Arbeitskreise /Gesundheitszirkel gebildet werden, die ausgehend von diesen Befragungsergebnissen eine vertiefende Ursachenanalyse vornehmen können und dann entsprechende Lösungsvorschläge erarbeiten.
In kleinen Einrichtungen lässt sich aufgrund der Praktikabilität auf einen Fragebogen verzichten und stattdessen ein moderierter Workshop durchführen.
Wer letztlich operativ mit der Durchführung der Erhebung mit PsyBel betraut wird, hängt ganz von den Bedingungen vor Ort ab. In großen Betrieben kann die Bildung einer Projektgruppe bzw. eines Durchführungsteams sinnvoll sein.
Die Durchführung bzw. die Teilhabe an der Befragung erzeugt eine Erwartungshaltung bei den teilnehmenden Beschäftigten dahingehend, dass Ergebnisse der Befragung auch in Maßnahmen zur Verbesserung münden werden. Daher ist vorab eine ausführliche Information der Beschäftigten über die Zielsetzung, das Verfahren und die Weiterarbeit
mit den Ergebnissen notwendig.
Ein arbeitsfähiges Team zur Durchführung einer Umfrage sollte in Großdienststellen bzw. -betrieben ca. vier Personen umfassen, in kleinen können es auch ein bis zwei sein. Große Dienststellen bzw. Betriebe haben zumeist Organisationseinheiten, die im Umgang mit Befragungen
geschult sind.
Zeit- und Geldbudgets sowie Qualifizierungsbedarfe müssen geklärt und gesichert werden.
Auch das gehört zu den Aufgaben der Beteiligten, wie z.B. Betrieblichen Kommission:
Zielsetzung klären
Die Beteiligten z.B. in der Betrieblichen Kommission oder dem Arbeitskreis Gesundheit formulieren schriftlich das Ziel, welches konkret mit dem Einsatz eines Analyseinstruments erreicht werden soll, und wie im weiteren Verlauf mit den Ergebnissen umgegangen werden soll.

Zielgruppen festlegen

Die Arbeitsbedingungen in den einzelnen Arbeitsbereichen, Einrichtungen im Kindertagesstättenbereich, Abteilungen des Sozialdienstes oder der Jugendhilfe, der Verwaltung etc. unterscheiden sich in der Regel deutlich.
Sinnvoll ist es daher, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Einrichtungen und Bereiche mit welcher Beschäftigtenzahl, Altersstruktur und mit welchem Tätigkeitsspektrum es gibt. Vor dem Einsatz von PsyBel sollten die beteiligten Analysebereiche (Einrichtungen, Abteilungen, etc.) festgelegt werden und ein Zeitplan für die Befragung aufgestellt werden.
Die jeweilige Anzahl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen muss erfasst werden und diese sollen rechtzeitig informiert werden.

Betriebliche Anpassung des Instrumentes

Das Kernmodul des Analyseinstrumentes sollte nicht verändert werden. Weitere Spezialmodule (Kita und ASD bereits sind vorhanden) sind denkbar. Zum Einsatz des Instruments wird die Angabe der Abteilung bzw. Einrichtung (z.B. Kita Sonnenschein) benötigt und/oder die Art der Tätigkeit (z.B. Erzieher/-in). Je nach Größe der Auswertungseinheit ist es notwendig, zu prüfen, ob für jede dieser Angaben eine ausreichende Anzahl der Beschäftigten vorhanden ist, um die Anonymität zu sichern. Die Beurteilung der Arbeitsbedingungen kann durch weitere Aspekte ergänzt werden. Altersgruppen, Geschlecht und arbeitsvertragliche Bedingungen spielen eine Rolle für die Belastungssituation. Sollen solche statistischen Daten miterfasst werden, ist dies aus Datenschutzgründen (personenbezogene bzw. –beziehbare Daten) in der Dienststelle bzw. im Betrieb zu diskutieren und zu vereinbaren. Einer solchen Vereinbarung müssen alle BefragungsteilnehmerInnen zustimmen. Dafür gibt es auch gute Gründe, denn wichtige Hinweise z.B. zu besonderen Belastungen für ältere Beschäftigte oder in speziellen Arbeitsfeldern können daraus abgeleitet werden. Weitere Möglichkeiten Hinweise für besondere Belastungsursachen zu finden bietet u.a. die BEM (betriebliches Eingliederungsmanagement) Statistik.
Die Klärung der datenschutzrelevanten Aspekte ist ein wichtiger Schritt zur betrieblichen Anpassung des Instruments. Größen und Personalstrukturen von Auswertungseinheiten müssen dazu bekannt sein.
Am Ende des Kernmoduls gibt es die Möglichkeit, Ergänzungen in Form von drei offenen Fragen vorzunehmen. Weitere offene Fragen lassen sich hier einfügen. Es ist allerdings zu bedenken, dass je größer die zu erwartende Zahl der Teilnehmenden ist, desto aufwendiger wird es, diese offene Fragen auszuwerten.

Anonymität und Datenschutz sichern

Anonymität und Datenschutz sind höchst sensible Themen bei einer Befragung. Für eine erfolgreiche Durchführung der Befragung sind vertrauensbildene Maßnahmen von Seiten der beteiligten Akteure ebenso sinnvoll wie die Zusicherung und die Unterstützung durch die Führungsebene.
Beim Einsatz von PsyBel wird den Dienststellen oder Betrieben durch die Ratgeber GmbH vertraglich zugesichert, dass die personenbezogenen bzw. –beziehbaren Daten unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards gesichert und nicht weiter gegeben werden. Dienststelle bzw. Betrieb und Personal- bzw Betriebsrat erhalten nach der Auswertung nur die zusammengefassten Datensätze. Ausschließlich zur wissenschaftlichen Nutzung kann die Weitergabe anonymisierter Daten vereinbart werden.

Konzept des Verfahrens und Ablauf festlegen

Der Befragungszeitraum sollte möglichst nicht mehr als vier Wochen umfassen. Es muss sichergestellt sein, dass alle Beschäftigten erreicht werden. Eine Erinnerung (schriftlich oder in persönlicher Ansprache) vor Ablauf der Rückgabefrist kann den Rücklauf zusätzlich befördern.
Das Ausfüllen der Fragebögen erfolgt innerhalb der Arbeitszeit. Den Beschäftigten muss entsprechend Zeit zur Verfügung gestellt werden, in der sie von betrieblichen Pflichten freigestellt sind.

Information der Beschäftigten

Vor dem Einsatz des Fragebogens ist eine ausführliche Information der Beschäftigten über die Ziele der Befragung, den Ablauf, den Schutz ihrer Person und die Zuständigkeiten zwingend notwendig. Außerdem muss deutlich werden, dass die Befragung nur ein erster Schritt ist und dass auf der Grundlage der Auswertungsergebnisse Maßnahmen zum Abbau der Belastungen erarbeitet und/oder noch weitere Aktivitäten wie z.B. Gesundheitszirkel folgen werden. Der Nutzen muss für die Beschäftigten in der Information deutlich werden. Für den Erfolg einer Befragung ist maßgeblich, dass möglichst viele hinter der Aktion stehen. Der Ablehnung gegen eine Befragungsaktion liegen oft Unsicherheiten und Ängste Einzelner zugrunde. Generelle Informationen für die gesamte Belegschaft und gute Kommunikation im Vorfeld sind notwendig, um Bedenken abzubauen. Die Information kann auf verschiedenen Wegen vermittelt werden, z. B. im Rahmen von Dienstbesprechungen, über Betriebszeitungen, schwarze Bretter, Aushänge oder auf Meetings. Auch Personal-, Betriebs- oder Abteilungsversammlungen können für eine langfristige Vorbereitung sinnvoll genutzt werden.
Die Beschäftigten sollten bereits frühzeitig in den Prozess eingebunden werden und erste Informationen über

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Phase 2: Durchführung

Organisation des Einsatzes/Verteilung der Bögen

Wenn die Befragung mit PsyBel durchgeführt wird, dann werden den BefragungsteilnehmerInnen Zugänge zum online Fragebogen mit einem Informationsblatt versehen zugesandt. Dieses enthält genaue Instruktionen für den Ablauf und den Umgang mit dem Analyseinstrument.
Die Beantwortung des Fragebogens erfolgt online. Dazu müssen die BefragungsteilnehmerInnen Zugang zu einem Computer mit Internetzugang haben.
Die Beantwortung der Fragen erfordert 15-20 Minuten. Im Falle einer Störung kann die Befragung unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Abgeschlossen wird die Befragung durch betätigen des „Fertig – buttons“. Danach sind Änderungen an den Antworten nicht mehr möglich.

Berechnung und Darstellung der Ergebnisse

Die quantitative Auswertung der Befragung wird von unserem online Werkzeug geleistet. Das Ergebnis besteht in zwei Dateien. In der Ersten Datei befinden sich Darstellungen in Form von Tortendiagrammen, die eine Übersicht über die Häufung der jeweiligen Antworten gibt.
Darüber hinaus wird eine umfassende excel-Tabelle mit den Gesamtergebnissen der Befragung zur Verfügung gestellt, die eine qualitative Interpretation der Ergebnisse möglich macht.
Mit der Auswertung der Daten lässt sich ein Profil der Ressourcen und Belastungen anfertigen. Gleichzeitig lassen sich die Unterschiede zwischen Einrichtungen und Abteilungen aufzeigen.

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Phase 3: Nachbereitung

Interpretation der Ergebnisse

Die quantitative Auswertung wird durch das hier vorgestellte Online Werkzeug geleistet. Die inhaltliche Interpretation der Ergebnisse muss in den Betrieben erfolgen. Das bedeutet, dass z.B. in der betrieblichen Kommission oder dem Arbeitskreis Gesundheit und zwischen den Betriebsparteien festgelegt werden muss, ob bei den einzelnen Ergebnissen Handlungsbedarf besteht und wie dringend/wie groß dieser ist.
Folgende Aspekte sind (als Beispiele) für die Interpretation Daten sinnvoll:
1. Wie streuen die Indikatoren – gibt es große Unterschiede in der Bewertung?
2. Ist der Anteil der Zustimmung bei den Ressourcen – immer oder meistens – nur gering, z.B. nur bei 25 – 30 %? Hier besteht Diskussions- und Handlungsbedarf.
3. Hohe Belastungen auf der einen Seite lassen sich nicht einfach durch eine hohe Anzahl von Ressourcen kompensieren. Das Modell des Aufrechnens gilt hier nicht. Hohe Werte bei den Ressourcen haben eine unterstützende Wirkung auf das Erleben des Belastungsgeschehens. Haben Gruppen bei Belastungen und bei Ressourcen negative Werte? Höchste Dringlichkeit zum Handeln ist geboten, wenn einerseits hohe Belastungswerte vorhanden sind und andererseits auch die Werte bei den Ressourcen nur im mittleren und unteren Bereich liegen. Sollte dies der Fall sein, gilt es hier sowohl auf der Ebene der Erweiterung von Ressourcen wie auch auf der Ebene des Belastungsabbau zu handeln.
4. Gibt es Ergebnisse einer gesamten Einrichtung, die auffällig schlechter sind als die Ergebnisse bei anderen Einrichtungen?
5. Für große Einrichtungen: Gibt es Geschlechter- oder Alters- oder Arbeitszeitgruppen, die abweichende Bewertungen aufweisen?
6. Wo gibt es sehr gute Ergebnisse? Was kann man daraus lernen?

Kommunikation der Ergebnisse

Die Beschäftigten haben mit ihrer Teilnahme an der Erhebung dazu beigetragen, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Erstellung einer Gefährdungsbeurteilung nachgehen kann. Die Beschäftigten erwarten dabei zu Recht, dass ihnen die Ergebnisse dieser Erhebung zeitnah mitgeteilt werden.
Die Betriebliche Kommission oder der Arbeitskreis Gesundheit hat Sorge dafür zu tragen, dass die Ergebnisse den Beschäftigten mitgeteilt werden. Ein transparenter Umgang mit den Daten der Beschäftigten fördert das Vertrauen in den Prozess. Die Betriebliche Kommission übernimmt die Verantwortung für die Interpretation der Ergebnisse und konkretisiert die nächsten Schritte. In diesen Prozess sind die Beschäftigten durch entsprechende Kommunikation einzubinden.
Nach der Interpretation der Ergebnisse, der Information der Beschäftigten und der Feststellung von Handlungsbedarf steht als nächster Schritt eine Prioritätensetzung für die Entwicklung von Maßnahmen an. Kritische Ergebnisse sollten immer mit Dringlichkeit behandelt werden. Wenn über 30 % der Befragten angibt, immer zu viel Arbeit zu haben, ist dies Anlass zu zügigem Handeln. Dies auch, da in einem solchen Fall ein größeres Risiko zur Erkrankung von Beschäftigten aus Gründen andauernder psychischer Überbelastung besteht. Auch die Ressourcen sind ein bedeutsames Ergebnis, hieraus lässt sich lernen und Erfahrungen oder Gestaltungsansätze an andere Einrichtungen weitergeben.
Handlungsfelder können sich im Bereich Arbeitszeit, Demografische Situation, Qualifizierung, Arbeitsorganisation, Vereinbarkeit von Familie und Beruf etc. ergeben.

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